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Zum Gehalt noch was oben drauf?

Zum Gehalt noch was oben drauf? Als kleines Extra? Gerne!

Entgeltoptimierung nennt sich das Ganze übrigens. Möglichkeiten dafür gibt es eine Menge. Hier ist der erste Teil meiner Top Ten für Sie.

Halt: Zuerst eine kurze Erklärminute.

Also: Lohnerhöhung ist nett, Steuern und Sozialabgaben lassen das Ganze de facto aber schnell wieder schrumpfen. Die Alternative sind Gehaltsextras. Als Arbeitgeber sparen Sie damit Lohnnebenkosten, Ihr Mitarbeiter hat weniger Abgaben. Bitte nur eines beachten: Für viele dieser Extras fallen keine Beiträge zur Rentenversicherung an. So, und nun meine zehn Tipps.

1) Die Arbeitskleidung:

Sie veranstalten eine Messe, Ihr Mitarbeiter trägt Jeans. Die bezahlt er privat. Wenn Sie ihm dazu aber ein schickes T-Shirt mit Ihrem Firmenlogo darauf zur Verfügung stellen, repräsentiert er Sie prima – und das Shirt setzen Sie als Arbeitskleidung ab. Gerne genommen auch in der Gastro- und Eventbranche.

2) Die Mobilität – Bahn, Bus, Auto, Tanken:

Ihr Mitarbeiter fährt täglich mit der Bahn zu Ihnen ins Büro und gerne auch mal privat? Und zwar so oft, dass sich eine Bahncard lohnt, weil die Ersparnisse deutlich über deren Anschaffungspreis liegen? Dann kaufen Sie sie doch für Ihren Mitarbeiter. Sie können das komplett absetzen. Stichwort Jobticket: Auch das können Sie vollständig übernehmen (denn die 44-Euro-Freigrenze gilt hierfür seit 2019 nicht mehr), wenn Ihr Mitarbeiter mit dem ÖPNV anreist. Und wenn er mit dem Auto kommt? Dann können Sie auch diese Fahrten zur ersten Arbeitsstätte bezuschussen. Das wird dann pauschal mit 15 Prozent versteuert. Und wie sieht es mit Tankgutscheinen aus? Nach wie vor gut! Sie zählen als Sachbezüge, sind also steuerfrei, so lange Sie hierbei unter der besagten Freigrenze von 44 Euro monatlich bleiben.

3) Der Computer, das Internet, die Telefonie:

Ein Notebook für Ihre Mitarbeiter? […]

Gutschein verschenken und Steuern sparen? Gern. Aber richtig.

Gutschein verschenken und Steuern sparen? Gern. Aber richtig.
Denn seit 1. Januar 2020 müssen Sie hier einiges beachten

„So, Herr Schmidt, danke für das großartige Konzept. Wir möchten uns gerne mit diesem Gutschein über 44 Euro bedanken. Den haben wir selbst gestaltet, um es ein bisschen persönlicher zu machen. Und Schnapszahlen bringen ja Glück.“ Ja, nur keine Steuerersparnis für den Arbeitgeber, der seinem Mitarbeiter einen solche Gutschein mit warmen Worten überreicht. Jedenfalls nicht so.

Seit dem 1. Januar 2020 hat der Bund das Jahressteuergesetz geändert. Die entsprechenden Paragrafen erspare ich Ihnen wie immer an dieser Stelle. Wichtig für Sie ist dies: Es wird viel stärker zwischen Geld- und Sachbezügen bis 44 Euro, die ein Unternehmen seinem Mitarbeiter gewährt, unterschieden. Und nur die reinen Sachbezüge sind steuerfrei.

Nee, ist klar. Und wie soll ich das jetzt bitte unterscheiden?

Das ist gar nicht so schwer. Grundsätzlich gilt: Selbstgemachte Gutscheine sind out, weil nicht mehr absetzbar, nachträgliche Kostenerstattungen (zum Beispiel Barlohn) ebenso. Sprich: Der hübsche am Rechner gestaltete und von allen unterschriebene Gutschein, von dem sich Ihr Mitarbeiter ein Buch kauft – und Sie bezahlen ihm das dann später hinten rum – können Sie nicht mehr absetzen. Denn der Gesetzgeber hat dies ebenso wie die Geldsuggorate ganz klar als reine Geldleistung definiert.

Na, super. Und wie sieht es dann mit den praktischen und oft aufladbaren Gutscheinkarten aus?

Sehr gut. Denn Gutscheinkarten sowie jene Geldkarten, mit denen man ausschließlich Waren oder Dienstleistungen kaufen kann, können steuerlich abgesetzt werden. Das sind zum Beispiel aufladbare Karten für den Einzelhandel, Center-Gutscheine oder die beliebten „City-Cards“. Denn diese Karten können nur dort eingelöst werden, wo sie auch ausgestellt worden sind, zum Beispiel in einem Shoppingcenter. Wichtig: Sie dürfen nur in Deutschland einlösbar […]

2te Schnipselparty am 16.01.2020

Welche Unterlagen 2020 vernichtet werden können?

Unterlagen und Daten brauchen Platz: Hier erfahren Sie, welche Unterlagen Sie unter Berücksichtung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 vernichten dürfen.

Neu durch das Bürokratieentlastungsgesetz III: Archivierung von elektronisch gespeicherten Steuerunterlagen

Die Finanzverwaltung hat das Recht, von einem Steuerpflichtigen bei einer Außenprüfung die Einsicht in die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Steuerdaten sowie die Nutzung dieses Datenverarbeitungssystems zu verlangen. Der Prüfer kann zudem die maschinelle Auswertung dieser Daten fordern oder einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen verlangen. Die Datenverarbeitungssysteme müssen bisher sogar bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist aufrecht erhalten werden. Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies wird im neuen § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Anwendungserlass zur Abgabenordnung Art. 97 § 19b Abs. 2 AEAO geregelt.

Die Neuregelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 beginnt

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2020 berechnen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht wurde, d.h., wenn die letzten Buchungen erfolgten, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde. Bei Handels- oder Geschäftsbriefen beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem sie empfangen bzw. abgesandt worden sind. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgebend.

Wurden beispielsweise im Jahr 2009 die letzten Buchungen für das Jahr 2008 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, können ab dem 1.1.2020 alle Unterlagen für das Jahr 2008 vernichtet werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres 2009, dauert 10 Jahre und endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2019. Ab dem 1.1.2020 können die Unterlagen dann in den Reißwolf.

Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist endet […]

Der Beleg muss auf den Weg

Lästig? Umständlich? Papierverschwendung? Müllproduktion? Ist dem Finanzamt egal. Ab dem 1. Januar 2020 müssen Sie einen Kassenbeleg aushändigen. Das geht zum Glück auch digital. Nur dass dann wieder die DSGVO eine Rolle spielt. Puh … was es damit alles auf sich hat, erfahren Sie hier.

Preisfrage: Was war immer schon lästig und wird jetzt auch noch zur Pflicht? Genau: Das Ausgeben des Kassenbons. Und als wenn es an Tausenden von Kassen in Deutschland nicht schon jetzt tonnenweise Belegzettelchen gebe, die viele Kunden gar nicht wollen (und die man nicht mal ins Altpapier werfen darf), müssen Sie als Unternehmer, der Bargeld entgegennimmt, ab dem 1. Januar Ihren Kunden einen solchen Beleg geben. Klar, das geht auch digital, zum Beispiel aufs Smartphone. Aber seien wir ehrlich: Bis auf Weiteres wird es eine Zettelchenflut geben. Der Grund dafür ist das neue „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen digitaler Grundaufzeichnungen“. Heißt: Der Staat hat wieder mal Angst, ihm entgehen Steuergelder, weil ein Kauf nicht ordentlich verbucht wird.

Ob Sie das gut finden oder blöd, spielt keine Rolle, Fakt ist: Die Frage „Wollen Sie den Beleg haben?“, müssen Sie sich ab 2020 sparen. Wenn Sie ein elektronisches Aufzeichnungsgerät nutzen – wie etwa eine elektronische Registrierkasse, ein PC-gestütztes Kassensystem oder Ähnliches – dann geben Sie ihn raus, und Ende. Und wenn der Kunde ihn vor Ihren Augen zerknüllt? Egal. Sie haben den Beleg einmal ausgehändigt, alles andere ist nicht mehr Ihr Thema.

Okay, verstanden. Und gibt es da keine Ausnahmen?

Doch. Offene Ladenkassen sind nicht betroffen. Aber bitte wechseln Sie jetzt nicht nach Jahren von elektronisch zu offen. Das ist auch nicht effizient und fällt obendrein auf. Ach so: Wenn Sie ein Produkt oder eine Leistung an eine Vielzahl von Ihnen nicht bekannten Personen verkaufen, dann […]

Wie geht eigentlich … so ein Jahresabschluss?

Wie geht eigentlich … so ein Jahresabschluss?

Jaaaa … das wüssten Sie gern! Im Ernst: Seien Sie froh, dass Sie Steuerexperten wie uns haben, die sich für Sie darum kümmern. Denn Sie möchten sich doch sicher nicht mit solch komplexen Themen wie Rückstellungen, Abschreibungen und Investitionsabzugsbeträgen befassen. Müssen Sie auch nicht, machen wir für Sie.

Und das, dafür kennen Sie uns, so digital, wie es nur geht. Im Idealfall also haben Sie uns das gesamte Jahr über Ihre Buchhaltungsunterlagen per Online-Tool übermittelt, wir haben für Sie die Buchungen vorgenommen und somit schon frühzeitig alles dafür getan, dass wir Ihren Jahresabschluss in aller Ruhe und gut strukturiert hinbekommen.

Wir gehen gerne für Sie ins Detail.

Denn in unserer Detailarbeit gehen wir Punkt für Punkt Ihre Bilanzpositionen durch. Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Rückstellungen, Kapitalkonten … und so weiter. Bei einer GmbH kommt es hier auf andere Schwerpunkte an als bei einem Einzelunternehmen, und so weiter. Und was prüfen wir genau? Unter anderem …

… schauen wir uns Ihre Neuanschaffungen beim Anlagevermögen an. Können wir hier Sonderabschreibungen bilden, die Ihre Steuerlast für das laufende Geschäftsjahr senken? Oder planen Sie in den nächsten zwei Jahren eine Neuanschaffung, zum Beispiel ein neues Firmenfahrzeug, für welche wir jetzt schon einen Investitionsabzugsbetrag bilden können?

… machen wir bei Bedarf einen Inventurcheck: So schauen wir uns zum Beispiel an, wie Ihre Waren zum Einkaufswert bewertet werden.

… machen wir uns ein Bild zu Ihren laufenden Aufträgen. Handwerker etwa arbeiten unter Umständen über längere Zeit an einem Projekt wie einem Hausbau, der sich auch mal locker über anderthalb Jahre erstrecken kann. Häufig werden dann Abschlagsrechnungen gestellt. Stimmen die erhaltenen Anzahlungen mit den entsprechend geleisteten Arbeiten überein?

… stimmen wir uns natürlich über offene Kundenrechnungen ab. Möglicherweise müssen auch Forderungen ausgebucht werden vor dem Jahresabschluss. […]

Hilfe, da steht einer vom Finanzamt vor der Tür!

Wie Sie sich richtig verhalten, wenn ein Flankenschutzbeauftragter plötzlich bei Ihnen klingelt. Und rein möchte.

Sie haben gerade einen Kunden da. Stecken mitten im Projektgespräch. Oder sie veranstalten einen Kreativworkshop. Oder verfassen ein Schreiben an den Geschäftspartner. Und dann klingelt es an der Bürotür. Sie öffnen.

„Guten Tag, Meier von der Finanzbehörde. Ich bin hier in meiner Funktion als Flankenschutzbeauftragter. Es gibt Unklarheiten bei ihrer letzten Steuererklärung, daher darf ich mir hier mal einen Überblick verschaffen in Ihren Büro- und Geschäftsräumen.“

RUMMS! Ihr Kiefer klappt nach unten, das Herz rutscht zwei Etagen tiefer. Bitte? Ein Flanken … WAS?

Ja, das gibt es. Ja, das ist erlaubt Es gibt dafür auch Paragrafen, die erspare ich Ihnen hier, jedenfalls geht es dabei rein rechtlich um die Aufdeckung unbekannter Steuerfälle sowie von Straftaten beziehungsweise Ordnungswidrigkeiten.

Um es vorweg zu schicken: Diese Leute schickt das Finanzamt nicht, wenn es bei Ihnen absolut gar keinen Zweifel in Sachen Steuern gibt. Die kommen nur, wenn der Finanzamte Ungereimtheiten entdeckt hat und selbst nicht weiterkommt.

Das Ding ist nur: Der steht dann plötzlich einfach so da. Ohne Voranmeldung. Kann sogar sein, dass er ergänzt: „Ach so, und in Ihre Privaträume möchte ich gleich dann auch mal.“ Schwupps – das Herz rutscht noch tiefer.

Okay, tief durchatmen, sich sammeln, sich bewusst machen: Ja, dieser Mensch darf unangekündigt kommen. Nein, es handelt sich hier nicht um eine Umsatzsteuer- oder Klassenschau, auch um kein Steuerstrafverfahren, es besteht auch ein konkreter Verdacht, sondern es geht einzig und allein um Unklarheiten.

Und meist geht es dabei um:

  • Nutzung des Arbeitszimmers
  • Ein- und Verkäufe übers Internet
  • Doppelte Haushaltsführung
  • Neue Einnahmequellen wie Vermietung, Verpachtung und so weiter

Das A und O: Bleiben Sie cool. Und holen Sie sich Unterstützung

„Guten Tag, Herr Meier. Bitte erklären Sie mir doch einmal […]

E-Scooter für Mitarbeiter? Super. Aber bitte korrekt versteuern!

Wie Sie das Trendfahrzeug für Kundenbesuche oder den Weg ins Unternehmen nutzen können.

Was, auf dem Gehsteig?! Wie schnell werden die Dinger denn? Mit Helm oder ohne? Und was ist mit den Fußgängern? Ach ja, typisch Deutschland: Während andernorts die E-Scooter längst zum Straßenbild gehören, begannen hierzulande erst einmal die Diskussionen. Jetzt fahren sie. Und für Sie ganz wichtig Wie läuft das eigentlich, wenn dieses wirklich praktische und umweltfreundliche Fortbewegungsmittel für betriebliche Zwecke genutzt wird? Denn zahlreiche Unternehmen stellen die E-Scooter bereits ihren Mitarbeitern zur Verfügung. Gerade in der Metropole sind sie auch, je nach Witterung, ein prima Auto-Ersatz. So weit, so gut, nur: Wie wird dieser Spaß denn abgerechnet?
Es gibt zwei Varianten der Nutzung eines solchen E-Scooters. Und danach richtet sich die Versteuerung.

Der Scooter als Reisekostenersatz

Die Hugo AG sitzt mitten in Köln. Für Kundenbesuche ihrer Key-Accounter stellt sie E-Scooter zur Verfügung, mit denen diese direkt vom Firmensitz aus ihre Kunden in der Innenstadt besuchen können. Für diese Auswärtstätigkeiten sprechen wir von einem Reisekostenersatz in Form einer Sachleistung. Und der ist steuerfrei, es ist also kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil zu erfassen. Voraussetzung: Der Key-Accounter besucht nach dem Kunden nicht noch privat seine Oma in Hürth, sondern fährt direkt zurück ins Büro.

Der Scooter als Firmenfahrzeug

So, und wenn einer der Key-Accounter, nennen wir ihn Paul, den Scooter auch gerne jeden Werktag für die fünf Kilometer lange Fahrt von seiner Wohnung ins Büro nutzen möchte? Und am Wochenende damit zu seiner Freundin fährt? Dann nutzt er ihn auch privat. Und diese Nutzung ist steuerpflichtig. Geldwerter Vorteil lautet das Zauberwort. Warum der Scooter in diesem Fall nach § 3 Nr. 37 EStG nicht steuerfrei ist? Ganz einfach: Es gilt die Elektrokleinstfahrzeuge-Verordnung. Denn ein E-Scooter muss verkehrsrechtlich zugelassen werden und ist […]

Sie müssen nicht alles können … aber wissen, wer’s kann!

Überlassen Sie Steuern und Buchhaltung dem Fachmann. Andernfalls kann es Ihnen gehen wie dem Schreiber dieser Zeilen, der ein bisschen leiden musste, um das zu begreifen.

22.57 Uhr. Zum dritten Mal gehe ich jetzt diese Liste durch. Ich möchte alles verfluchen, was eine Zahl hat. Zahlen an sich sind grausam. Sie sind böse. Sie fügen mir gerade akute Schmerzen zu. Als Kleinunternehmer muss ich zwar keine Bilanz machen, nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Aber das überfordert mich schon ohne Ende. Es ist Mitte Dezember, ich möchte jetzt eigentlich lieber Weihnachtseinkäufe erledigen. Aber nein, zum 31. des Monats muss ja die Steuererklärung abgegeben werden. Ich bin also spät dran. Und beim Abgeben muss … genau: Alles stimmen. Tut es nicht. Weil ich mir ja im dritten Jahr in Folge in den Kopf gesetzt habe, alle meine Eingangs- und Ausgangsbuchungen selber durchzuführen. Weil ich ein ach so simples Buchhaltungsprogramm habe. Mit dem also wirklich jeder Depp buchen kann. Ich nicht. Weil ich einfachste Buchungssätze verpeile. Bei sich wiederholenden Tätigkeiten spätestens beim siebten Mal einen Fehler einbaue. Und bei Buchhaltung und Steuern ist ein Fehler leider der Zahlentod.

Genau so einen Fehler suche ich jetzt. Denn ich muss das Ergebnis meines Jahreskontostandes mit meinen eigenen Buchungen abgleichen. Gibt es dafür schon Programme? Weiß ich nicht, habe ich nicht. Also suche ich die Nadel im Heuhaufen. Ich nähere ich mich, aber ich komme einfach nicht aufs selbe Ergebnis. Nach dem dritten Abgleichungsversuch bleibt ein Differenzbetrag von 27 Euro – und das auf den gesamten Jahresumsatz bezogen. Und ich finde den Fehler nicht! Aahhhhh!!! Seit Tagen drehen sich vor meinem geistigen Augen die Zahlen in alle möglichen Richtungen, mich macht das langsam echt fertig. Also: Jetzt den Rechner aus und schlafen gehen? Nein, letzter […]

Machen Sie es sich leicht. Mit uns.

So arbeiten (Start-up) Unternehmer und Steuerberater optimal zusammen

Ihhh! Zahlen! Buchhaltung! Hilfe! Ja, ich überspitze ganz gern mal. Aus gutem Grund. Auch in Deutschland kommt nun endlich mal ein bisschen Schwung in die Start-up-Szene. Viele der motivierten, cleveren, kreativen Gründer haben großartige Ideen, wie sie ihre Innovation auf den Markt bringen. Aber nicht immer einen Plan von vernünftiger Buchhaltung und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Und unter uns: Manch erfahrener Unternehmer auch nicht. Dabei ist das so wichtig.

[…]

Als Digitale Kanzlei 2019 auf Kurs in die Zukunft

Ach ja, die Digitalisierung. Alle sprechen drüber. Manche glauben, sie geht vorbei. In Amerika verlieren sie darüber kaum noch Worte, ist ja eh alles digital. Und wir? Wir machen lieber, statt zu reden.

Deshalb haben wir uns schon vor einigen Jahren erst gedanklich und dann praktisch vom Papierkram so weit es geht verabschiedet – und stellen fest, dass das nicht nur machbar ist, sondern auch enorm viel Zeit und Ressourcen spart. Wenn man nur will.

Digital arbeiten funktioniert. Das hat uns jetzt die DATEV, mit der wir als Steuerberatungsbüro natürlich zusammenarbeiten, bestätigt – und Axel Bahr als digitale Kanzlei 2019 ausgezeichnet.

Das wird man nicht einfach so.

Ich erspare Ihnen aber jetzt die ganzen Kennzahlen, welche die DATEV ansetzt, um zu bewerten, wie digital eine Kanzlei denn nun arbeitet. Nur zwei Beispiele: Da geht es dann darum, wie hoch der Anteil an digitalen Arbeitsprozessen im Alltag ist – gemessen an unserem großen Ganzen. Digitalisierungsquote heißt das. Und darum, wie viele Abrechnungen wir pro Stunde hinkriegen, was digital natürlich schneller geht. Besonders wichtig, und daran arbeiten wir ganz intensiv, ist natürlich, wie viele unserer Mandanten mit uns diesen Weg gehen, ihre Belege also möglichst digital einreichen. All diese Werte haben wir im so genannten DATEV-Digitalisierungscockpit angegeben und auswerten lassen. Mit einem erfreulichen Ergebnis: Wir habend das Label digitale Kanzlei erhalten.

Steuerbüro online – wir machen es Ihnen so gern so einfach

Ein ganz wesentlicher Baustein unserer digitalen Arbeitswelt ist das Steuerbüro online. Ein Tool, das wir uns eigens haben programmieren lassen, um unseren Mandanten und uns all das zu ersparen, was im Buchungsalltag einfach nur nervt. Mühsam Papierbelege zusammensuchen zum Beispiel. Belege nachreichen, die mal wieder irgendwo dazwischen gesteckt haben. Alles vom Tisch, denn wir arbeiten Digital vom Tisch, wie wir gerne […]