Lästig? Umständlich? Papierverschwendung? Müllproduktion? Ist dem Finanzamt egal. Ab dem 1. Januar 2020 müssen Sie einen Kassenbeleg aushändigen. Das geht zum Glück auch digital. Nur dass dann wieder die DSGVO eine Rolle spielt. Puh … was es damit alles auf sich hat, erfahren Sie hier.

Preisfrage: Was war immer schon lästig und wird jetzt auch noch zur Pflicht? Genau: Das Ausgeben des Kassenbons. Und als wenn es an Tausenden von Kassen in Deutschland nicht schon jetzt tonnenweise Belegzettelchen gebe, die viele Kunden gar nicht wollen (und die man nicht mal ins Altpapier werfen darf), müssen Sie als Unternehmer, der Bargeld entgegennimmt, ab dem 1. Januar Ihren Kunden einen solchen Beleg geben. Klar, das geht auch digital, zum Beispiel aufs Smartphone. Aber seien wir ehrlich: Bis auf Weiteres wird es eine Zettelchenflut geben. Der Grund dafür ist das neue „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen digitaler Grundaufzeichnungen“. Heißt: Der Staat hat wieder mal Angst, ihm entgehen Steuergelder, weil ein Kauf nicht ordentlich verbucht wird.

Ob Sie das gut finden oder blöd, spielt keine Rolle, Fakt ist: Die Frage „Wollen Sie den Beleg haben?“, müssen Sie sich ab 2020 sparen. Wenn Sie ein elektronisches Aufzeichnungsgerät nutzen – wie etwa eine elektronische Registrierkasse, ein PC-gestütztes Kassensystem oder Ähnliches – dann geben Sie ihn raus, und Ende. Und wenn der Kunde ihn vor Ihren Augen zerknüllt? Egal. Sie haben den Beleg einmal ausgehändigt, alles andere ist nicht mehr Ihr Thema.

Okay, verstanden. Und gibt es da keine Ausnahmen?

Doch. Offene Ladenkassen sind nicht betroffen. Aber bitte wechseln Sie jetzt nicht nach Jahren von elektronisch zu offen. Das ist auch nicht effizient und fällt obendrein auf. Ach so: Wenn Sie ein Produkt oder eine Leistung an eine Vielzahl von Ihnen nicht bekannten Personen verkaufen, dann kann es auch sein, dass sie den Beleg nicht aushändigen müssen. Aber das wiederum müssen Sie beim Finanzamt vorher beantragen.

Hervorragend. Und wann gebe ich jeweils den Bon heraus?

Immer sofort. Geld gegen Bon. Also den automatischen Bondruck in der elektronischen Registrierkasse am besten spätestens ab 1. Januar 2020, null Uhr, aktivieren.

Aber digital geht ja auch. Oder nur die Papierversion?

Zum Glück geht das Ganze auch digital, per Übertragung des Beleges aufs Smartphone des Kunden. Das muss dieser aber a) wollen und b) die entsprechende Software auf dem Gerät haben, um den Beleg übertragen und darstellen zu können. Hat er das nicht, bleibt nur der Papierbeleg.

Hurra, ich arbeite volldigital! Dann ist das ja einfach.

Nee. Denn in diesem Fall verarbeiten Sie – Überraschung! – personenbezogene Daten Ihrer Kunden. Und schon kommt die DSGVO um die Ecke, bekanntermaßen die spaßigste Erfindung der letzten Jahre. Also müssen Sie den Kunden informieren, dass sie gerade seine Daten verarbeiten. Und, sobald bei Ihnen mindestens 20 Mitarbeiter (das kann in einem größeren Restaurant zum Beispiel das gesamte Serviceteam sein) ständig mit der Verarbeitung von Daten befasst sind, müssen Sie auch noch einen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Und was muss auf dem Beleg alles stehen?

Raten Sie mal (kleiner Tipp: Wir sind in Deutschland!) … genau: eine ganze Menge.

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Datum der Ausstellung des Belegs
  • Vorgangsbeginn und -beendigung
  • Menge und Art der Lieferung bzw. der sonstigen Leistung
  • Transaktionsnummer
  • Entgelt und entsprechender Steuerbetrag
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls
  • Betrag je Zahlungsart, Signaturzähler sowie Prüfwert

Was Ihr Kassenhersteller damit zu tun haben kann

Eine Menge. Denn er muss Ihnen ja die passende Technik stellen. Hat er vermutlich schon, aber trotzdem: Weisen Sie ihn lieber nochmal darauf hin, dass Ihre Kasse konform sein muss zu (Nachfolgends nicht merken, einfach kopieren und weiterleiten):

  • Gesetz zum Schutz vor Manipulationen digitaler Grundaufzeichnungen
  • Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr
  • Anwendungserlass zu §146a AO
  • 2. Kassenrichtlinie vom 26. November 2010
  • GoBD vom 14. November 2014

Im Ernst: Muss das wirklich alles sein?

Ja. Denn wenn Sie den Beleg nicht aushändigen oder die oben genannte ab 1. Januar überflüssige Frage stellen, kann das irgendwann aufploppen. Und schon unterstellt Ihnen das Finanzamt womöglich, Sie hätten nicht geklärte Einnahmen – sprich: Schwarzgeld …! Dann kriegen Sie Post mit einer Prüfungsanordnung. Ja, und in diesem Zuge schätzt das Finanzamt auch gerne mal hinzu, wie viel Geld Sie womöglich schon hinterzogen haben. Das kann teuer werden.

Sparen Sie sich das Theater und geben Sie den Beleg einfach raus. Auf Papier oder digital.