E-Rechnungspflicht: Eure Fragen, ehrlich beantwortet, Teil 2

YouTube wurde blockiert

YouTube wird verwendet, um Videos auf der Website einzubetten. Beim Laden der Videos können personenbezogene Daten an Google beziehungsweise YouTube übertragen werden.

Externe Inhalte werden erst nach Ihrer Zustimmung geladen. Dabei können personenbezogene Daten an Google übertragen werden.

YouTube erlaubenAlle Google-Dienste erlaubenEinstellungen öffnen

Link: Datenschutzerklärung von YouTube

Key Takeaways

• Eine PDF ist keine E-Rechnung, maßgeblich ist die strukturierte, maschinenlesbare Datei.
• Statt Übergangsfristen zu zerdenken, sollten Betriebe Empfang, Versand und Archivierung jetzt praktisch einrichten.
• Auch Kleinunternehmer und Betriebe mit wenigen Rechnungen sollten sich vorbereiten.
• Rechnung und Buchungssatz müssen zusammengeführt werden, und fehlerhafte Rechnungen brauchen eine elektronische Korrektur.

Eine E-Rechnung ist eine Datei, keine PDF

Den wichtigsten Punkt kann man nicht oft genug wiederholen: Eine PDF-Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung.

Eine PDF war bisher zwar eine elektronische Rechnung im allgemeinen Sprachgebrauch. Für die E-Rechnung kommt es aber darauf an, dass die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen und von einem Computer automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden können.

Früher musste ein Mensch die Rechnung lesen können. Heute soll sie vor allem ein System lesen können. Ein Computer arbeitet nicht mit Augen, sondern mit Daten. Die Darstellung als PDF ist dabei häufig nur eine freundliche Visualisierung, damit wir Menschen die Rechnung ebenfalls nachvollziehen können.

Das eigentliche Original ist deshalb die maschinenlesbare Rechnungsdatei, nicht die PDF-Ansicht.

Welche E-Rechnungsformate gibt es?

Es gibt nicht das eine alleinige Rechnungsformat. In der Praxis begegnen uns insbesondere diese drei Varianten:

• ZUGFeRD
• XML
• XRechnung

Die Formate entwickeln sich weiter. Ältere Versionen können verschwinden, neue Standards kommen hinzu. Das ist aber kein Grund, sich als Unternehmerin oder Unternehmer tief in technische Details einzuarbeiten.

Der Markt wird viele Fragen über die Zeit selbst lösen. Softwareanbieter, Lieferanten, Kunden und Buchhaltungssysteme werden sich auf praktikable Formate einstellen. Wichtig ist vor allem, dass die eingesetzte Lösung die gängigen Formate empfangen und verarbeiten kann.

Fristen und Übergangsregelungen: Nicht darin verlieren

Die Übergangsregelungen rund um die E-Rechnung können einen wahnsinnig machen. Wer muss wann? Welche Umsatzgrenze gilt? Welche Ausnahme trifft auf welchen Betrieb zu?

Natürlich gibt es gesetzliche Regelungen dazu. Aber ganz ehrlich: Für die praktische Umsetzung bringt es den meisten Betrieben wenig, sich durch komplizierte Übergangsvorschriften zu kämpfen.

Unser klarer Rat lautet:

• Jetzt mit dem Thema beschäftigen.
• E-Rechnungen empfangen können.
• E-Rechnungen versenden können.
• Die Dateien revisionssicher und auffindbar archivieren.

Dann ist man auf der sicheren Seite, unabhängig davon, welche Frist oder Ausnahme im Einzelfall gerade noch relevant sein könnte.

Es geht nicht darum, sich mit komplizierten Gesetzesabsätzen zu beschäftigen. Es geht darum, den Betrieb zukunftsfähig aufzustellen. Die endgültige Richtung ist klar: E-Rechnungen werden zum normalen Geschäftsalltag gehören.

B2B, B2C und kleine Betriebe: Für wen ist das Thema relevant?

Die Frage, ob ein Betrieb klein oder groß ist, hilft oft nicht wirklich weiter. Was für den einen ein kleiner Betrieb ist, kann für den anderen bereits ein großes Unternehmen sein.

Praktisch relevant ist die E-Rechnung vor allem für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer. Dabei sollte man trotzdem nicht vorschnell denken: „Ich bin Kleinunternehmer, mich betrifft das nicht.“

Warum auch Kleinunternehmer vorbereitet sein sollten

Wer heute die Kleinunternehmerregelung nutzt, kann morgen schon aus dieser Regelung herausfallen. Wird die maßgebliche Umsatzgrenze im laufenden Jahr überschritten, kann die Umsatzsteuerpflicht unmittelbar eintreten.

Dann wäre es ungünstig, wenn der Betrieb technisch noch gar nicht in der Lage ist, ordnungsgemäße E-Rechnungen zu empfangen oder auszustellen.

Deshalb gilt auch für Kleinunternehmer: Vorbereitung ist besser als hektisches Nachrüsten.

Was ist mit umsatzsteuerpflichtigen Vermietern?

Auch bei umsatzsteuerpflichtigen Vermietungen kann das Thema relevant werden. Gerade wenn regelmäßig dieselbe Leistung abgerechnet wird, etwa über eine Dauerrechnung, braucht es eine praktikable elektronische Lösung.

Wer nur wenige Rechnungen im Jahr schreibt, muss dafür nicht zwangsläufig ein großes Buchhaltungsprogramm anschaffen. Es gibt einfache Lösungen, um einzelne Rechnungen oder Dauerrechnungen elektronisch korrekt zu erstellen.

Kassenbons, Tankbelege, Restaurant und Baumarkt: Selbst aktiv werden

Bei Belegen vom Baumarkt, aus dem Restaurant oder von der Tankstelle wird es im Alltag schnell praktisch. Hier sollte man sich nicht darauf verlassen, dass an jeder Kasse automatisch nach einer E-Rechnung gefragt wird.

Die Verantwortung bleibt beim Unternehmen. Wenn ein Beleg für die Buchhaltung oder den Vorsteuerabzug benötigt wird, muss man sich selbst darum kümmern, dass die erforderlichen Rechnungsdaten vorliegen.

Später kann gegenüber dem Finanzamt nicht einfach argumentiert werden, der Händler habe die passende Rechnung nicht angeboten. Der Betrieb muss seine Prozesse entsprechend organisieren.

Onlinekäufe und PayPal: Eine Zahlung ist keine Rechnung

Ein häufiger Fehler: Kontoauszüge, PayPal-Buchungen oder Kreditkartenumsätze werden mit Rechnungen verwechselt.

Das sind sie nicht.

Ein Zahlungsnachweis belegt, dass Geld geflossen ist. Für den Vorsteuerabzug braucht es aber eine ordnungsgemäße Rechnung. Deshalb sollte bei Onlineplattformen und digitalen Marktplätzen genau hingeschaut werden.

Businesskonto statt Privatkonto nutzen

Wenn eine Plattform die Möglichkeit bietet, ein Geschäfts- oder Businesskonto einzurichten, sollte man diese Möglichkeit nutzen. Dort lassen sich in vielen Fällen die Unternehmensdaten hinterlegen und Rechnungen leichter abrufen.

Das erhöht die Chance deutlich, dass die Unterlagen die Anforderungen erfüllen, die für die Buchhaltung und den Vorsteuerabzug benötigt werden.

Auch große Anbieter, etwa aus dem Fahrzeugbereich, stellen sich zunehmend darauf ein: Stammdaten und E-Mail-Adresse werden einmal hinterlegt, anschließend werden Rechnungen automatisiert bereitgestellt.

Brauche ich eine eigene E-Mail-Adresse für E-Rechnungen?

Eine gesetzliche Pflicht für eine separate E-Mail-Adresse besteht nicht. Trotzdem kann sie sehr sinnvoll sein.

Eine eigene Adresse oder ein separates Postfach für Eingangsrechnungen sorgt für mehr Ordnung. Rechnungen verschwinden nicht zwischen Werbung, Terminen und sonstiger Korrespondenz. Außerdem lässt sich der Prozess besser absichern.

Gerade beim Thema Datensicherheit sollte man nicht blind die seit vielen Jahren genutzte private Standardadresse für alles einsetzen. Rechnungen enthalten Dateien und Daten. Wo Dateien eingehen, muss auch an Schadsoftware und Virenschutz gedacht werden.

Was tun, wenn noch keine E-Rechnungssoftware vorhanden ist?

Viele Betriebe stellen sich die Frage: Muss ich jetzt sofort ein großes und teures System anschaffen?

Nein. Für kleinere Anforderungen gibt es einfache Lösungen. Wer beispielsweise nur eine einzelne Dauerrechnung oder wenige Rechnungen im Jahr ausstellt, kann ein schlankes Rechnungsmodul nutzen.

Wichtig ist dabei: Der Staat stellt über ELSTER keine umfassende Lösung bereit, mit der sich E-Rechnungen erstellen und versenden lassen. ELSTER kann in bestimmten Fällen helfen, Dateien lesbar zu machen, ersetzt aber kein Rechnungsprogramm.

Am Markt gibt es Anbieter mit günstigen Modellen, über die sich E-Rechnungen erstellen lassen. Solche Lösungen können auch genutzt werden, wenn kein Steuerberater eingebunden ist oder wenn die Steuerkanzlei mit einer anderen Software arbeitet.

Entscheidend ist nicht, mit welchem System man startet. Entscheidend ist, überhaupt einen verlässlichen Weg für Empfang, Versand und Ablage einzurichten.

Das E-Rechnungspostfach: Praktisch, aber keine Ausrede für fehlende Sicherung

Ein E-Rechnungspostfach kann eine sinnvolle Lösung sein. Statt Rechnungen an eine allgemeine E-Mail-Adresse zu senden, gehen sie direkt in ein dafür vorgesehenes Postfach.

Dort können Rechnungen häufig lesbar dargestellt, sortiert und teils auch versendet werden. Ein professioneller Anbieter kann außerdem Sicherheitsprüfungen übernehmen, etwa im Hinblick auf Viren in eingehenden Dateien.

Trotzdem bleibt ein Punkt wichtig: Die Rechnungsdateien sollten zusätzlich gesichert werden.

Ein externes Postfach ist hilfreich, aber die Unterlagen müssen langfristig auffindbar bleiben. Man sollte nicht darauf vertrauen, dass eine Rechnung nur deshalb dauerhaft verfügbar ist, weil sie irgendwo in einem fremden System liegt.

Langfristig wird die Digitalisierung der Rechnungsprozesse weitergehen. Die technische Infrastruktur für eine unmittelbare Übermittlung von Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung steht aber nicht einfach als staatliche Komplettlösung für alle Unternehmen bereit. Deshalb muss jeder Betrieb aktuell eine eigene praktikable Lösung wählen.

Archivierung: Die Datei ist der digitale Ordnerinhalt

Bei der Archivierung geht es nicht darum, möglichst viele Systeme anzuschaffen. Es geht darum, dass die originale Rechnungsdatei sicher gespeichert und später wiedergefunden wird.

Früher stand der Ordner im Regal. Nach fünf Jahren konnte man ihn herausziehen und den Beleg suchen. Heute liegt die Datei im digitalen Archiv und muss genauso zuverlässig auffindbar sein.

Ein umfangreiches Dokumentenmanagementsystem ist dafür nicht in jedem Fall zwingend erforderlich. Auch ein klar strukturierter digitaler Ablageprozess kann funktionieren, wenn die Dateien sicher gespeichert, durchsuchbar und langfristig verfügbar sind.

Muss die E-Mail ebenfalls archiviert werden?

Grundsätzlich steht die Rechnung im Mittelpunkt, also der strukturierte Datensatz. Wenn die E-Mail nur die Rechnung weiterleitet und keine weiteren relevanten Informationen enthält, muss sie nicht zwingend zusätzlich gesichert werden.

Anders kann es aussehen, wenn in der Nachricht selbst wichtige Absprachen, Hinweise oder Informationen enthalten sind. Dann sollte diese Kommunikation natürlich nicht einfach verschwinden.

Der Beleg muss zum Buchungssatz passen

Eine gute Ablage allein reicht nicht. Der Beleg sollte auch mit dem Buchungssatz in der Buchhaltung verknüpft sein.

Es bringt nichts, auf einem Bildschirm eine Rechnung zu sehen und auf dem anderen Bildschirm lange nach der passenden Buchung suchen zu müssen. Rechnung und Buchung gehören zusammen. Nur dann entsteht ein sauberer, nachvollziehbarer Prozess.

Fehlerhafte E-Rechnungen: Welcher Betrag ist maßgeblich?

Auch bei digitalen Prozessen passieren Fehler. Es kann vorkommen, dass der strukturierte Datensatz einen anderen Rechnungsbetrag enthält als die beigefügte PDF-Darstellung.

Das ist unangenehm, aber die Konsequenz ist klar: Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz.

Für die Buchhaltung sollte deshalb die Visualisierung der eigentlichen Rechnungsdatei berücksichtigt werden, nicht allein die PDF. Gleichzeitig sollte der Lieferant informiert werden, damit der Fehler korrigiert werden kann.

Computer machen nicht automatisch alles fehlerfrei. Daten können falsch übermittelt, falsch erzeugt oder fehlerhaft verarbeitet werden. Deshalb bleibt die Plausibilitätsprüfung im Alltag wichtig.

Gutschriften, Stornos und Rechnungskorrekturen

Eine Rechnung einfach handschriftlich oder nachträglich inhaltlich zu verändern, funktioniert bei E-Rechnungen nicht mehr.

Gerade im Baugewerbe kennt man das aus der Praxis: Die Schlussrechnung kommt, Positionen werden nachträglich angepasst, Mengen ändern sich und am Ende wird ein anderer Betrag überwiesen. In der digitalen Rechnungswelt braucht es dafür einen ordentlichen Korrekturprozess.

Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, muss sie elektronisch korrigiert werden, beispielsweise durch:

• eine Stornorechnung und anschließende Neurechnung,
• eine Gutschrift, sofern sie zum Vorgang passt,
• eine sauber erstellte Rechnungskorrektur.

Im Datensatz selbst kann man nicht einfach etwas „dazuschreiben“. Die Änderung muss nachvollziehbar und als eigener elektronischer Vorgang dokumentiert sein.

Nur eine PDF vom Lieferanten erhalten: Was jetzt?

Wenn ein Lieferant lediglich eine PDF-Rechnung schickt, obwohl eine E-Rechnung erforderlich wäre, muss man tätig werden.

Dann sollte der Lieferant angesprochen und um eine ordnungsgemäße E-Rechnung gebeten werden. Einfach abzuwarten ist keine gute Lösung, insbesondere wenn es um den Vorsteuerabzug geht.

Auch hier gilt: Der eigene Betrieb muss die Prozesse im Griff haben. Rechnungen prüfen, fehlende Unterlagen anfordern und Belege korrekt ablegen gehören künftig noch stärker zum Alltag.

Ja, die Umstellung nervt. Aber sie kann Prozesse wirklich vereinfachen.

Es ist absolut verständlich, dass die E-Rechnung bei vielen erst einmal Frust auslöst. Neue Anforderungen, neue Formate, neue Software, neue Abläufe. Und natürlich auch wieder Aufwand für Unternehmen, Mitarbeitende und Steuerkanzleien.

Der Aufwand ist am Anfang da. Buchhaltungsprozesse müssen angepasst werden, Mitarbeitende müssen mit neuen Abläufen umgehen können und Rechnungen müssen genauer auf das richtige Format geprüft werden.

Trotzdem steckt darin eine Chance. Wenn die Prozesse erst einmal sauber eingerichtet sind, kann vieles einfacher werden:

• Rechnungsdaten müssen weniger manuell erfasst werden.
• Belege lassen sich schneller zuordnen und wiederfinden.
• Fehler durch Übertragungen können reduziert werden.
• Es entstehen Ressourcen für andere wichtige Themen.

Der Wunsch an Politik und Verwaltung bleibt trotzdem: weniger komplizierte Sprache, bessere Kommunikation und spürbarer Bürokratieabbau. Denn Digitalisierung funktioniert nur dann gut, wenn sie nicht bloß zusätzliche Last erzeugt, sondern im Alltag auch wirklich Erleichterung bringt.

Bis dahin hilft ein pragmatischer Blick: Nicht alles aufschieben, nicht an jeder Ausnahme verzweifeln und nicht versuchen, jeden Gesetzesabsatz auswendig zu verstehen. Lieber jetzt einen funktionierenden Prozess aufbauen.

Hinweis: Die E-Rechnung und ihre steuerlichen Anforderungen sind ein dynamisches Rechtsgebiet. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Für weiterführende Informationen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen können die GoBD des Bundesministeriums der Finanzen hilfreich sein.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF kann eine Rechnung darstellen, enthält aber nicht zwingend die strukturierten Daten, die eine E-Rechnung für die maschinelle Verarbeitung benötigt. Maßgeblich ist die zugrunde liegende Rechnungsdatei, etwa im XML-, ZUGFeRD- oder XRechnungsformat.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen beachten?

Auch Kleinunternehmer sollten sich vorbereiten. Wer im laufenden Jahr aus der Kleinunternehmerregelung herausfällt, kann kurzfristig umsatzsteuerpflichtig werden. Dann sollte die technische Möglichkeit zum Empfang und Versand von E-Rechnungen bereits vorhanden sein.

Brauche ich für E-Rechnungen zwingend eine teure Software?

Nein. Für Betriebe mit wenigen Rechnungen oder einzelnen Dauerrechnungen gibt es einfache und kostengünstige Lösungen. Wichtig ist, dass die Lösung strukturierte Rechnungsdateien erstellen, empfangen und sicher ablegen kann.

Was mache ich, wenn der Rechnungsbetrag in XML und PDF unterschiedlich ist?

Der strukturierte Datensatz ist maßgeblich. Für die Buchhaltung sollte die Visualisierung dieser Datei berücksichtigt werden. Gleichzeitig sollte der Lieferant auf den Fehler hingewiesen werden, damit er die Rechnung ordnungsgemäß korrigiert.