E-Rechnung: B2B, 250 Euro, die 365-Tage-Falle und mehr

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Key Takeaways

• Vorsteuerabzug ist vor allem ein B2B-Thema, also für Rechnungen zwischen Unternehmern.
• Bis 250 Euro gelten erleichterte Regeln für Kleinbetragsrechnungen, darüber braucht ihr eine ordnungsgemäße Rechnung.
• Rechnungen aus Händlerportalen solltet ihr sofort abrufen, denn Abruffristen wie 365 Tage können zum Problem werden.
• PayPal-Belege ersetzen keine Rechnung, und ein separates Rechnungs-Postfach schützt Übersicht und Datenzugriff.

B2B oder B2C: Für wen ist der Vorsteuerabzug überhaupt ein Thema?

Die beiden Begriffe sind schnell erklärt:

• B2B bedeutet Business to Business, also Unternehmer zu Unternehmer.
• B2C bedeutet Business to Customer, also Unternehmer zu Privatperson.

Beim B2B-Geschäft stellt ein Unternehmer eine Rechnung an einen anderen Unternehmer. Genau hier spielt der Vorsteuerabzug eine Rolle. Beim B2C-Geschäft ist der Empfänger dagegen eine Privatperson. Für sie ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich kein Thema.

Das klingt banal, ist aber im Alltag wichtig. Der Händler an der Kasse weiß zunächst oft nicht, ob dort jemand privat einkauft oder ob der Einkauf für ein Unternehmen bestimmt ist. Wer als Unternehmer eine Rechnung für den Vorsteuerabzug braucht, muss sich deshalb zunehmend selbst darum kümmern, dass die richtigen Rechnungsdaten beim Händler hinterlegt sind und die Rechnung auch tatsächlich abrufbar ist.

Die 250-Euro-Grenze: Warum der Tankbeleg oft reicht

Die Grenze von 250 Euro ist keine neue Besonderheit der E-Rechnung. Rechnungen bis 250 Euro gelten schon lange als Kleinbetragsrechnungen. Dort sind die formellen Anforderungen weniger streng.

Das klassische Beispiel ist die Tankstelle: Für einen kleineren Tankbeleg muss der Kassierer nicht erst nach Unternehmensname, Adresse und weiteren Rechnungsdaten fragen. Der Beleg kann trotzdem in die Buchhaltung und den Vorsteuerabzug ermöglichen, sofern die Voraussetzungen einer Kleinbetragsrechnung erfüllt sind.

Für den Rechnungsempfänger heißt das praktisch:

• Liegt der Betrag bei maximal 250 Euro, ist der Kassenbeleg regelmäßig deutlich unkomplizierter zu behandeln.
• Bei Beträgen oberhalb von 250 Euro braucht ihr für den Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung.
• Für Kleinbetragsrechnungen besteht aus Empfängersicht nicht dieselbe Notwendigkeit, eine E-Rechnung zu beschaffen.

Wie sich einzelne Details künftig entwickeln, lässt sich nicht seriös vorhersagen. Da wäre alles andere Glaskugel. Für den Moment ist die 250-Euro-Grenze aber ein sehr praktischer Orientierungspunkt.

Über 250 Euro im Baumarkt oder Möbelhaus: Rechnung selbst beschaffen

Stellt euch vor, ihr kauft als Unternehmer im Baumarkt oder Möbelhaus einen Schreibtisch, einen Stuhl und ein Regal. Schnell seid ihr über 250 Euro. An einer Selbstbedienungskasse bekommt ihr einen Kassenbon, aber keine Person fragt nach euren Unternehmensdaten.

Genau hier wird es spannend: Der Kassenbon allein ist bei einem höheren Betrag möglicherweise nicht das, was ihr für euren Vorsteuerabzug braucht. Große Händler werden voraussichtlich immer häufiger sagen: Wenn du eine ordnungsgemäße Rechnung benötigst, hole sie dir über unser Portal.

Das kann dann ungefähr so ablaufen:

1. Ihr bewahrt den Kassenbon mit den erforderlichen Bon-Daten auf.
2. Ihr ruft das Rechnungsportal des Händlers auf.
3. Ihr gebt die Daten des Kassenbons ein.
4. Ihr ergänzt eure Unternehmensdaten, etwa Name und E-Mail-Adresse.
5. Ihr erhaltet anschließend die Rechnung per E-Mail, idealerweise als E-Rechnung mit lesbarer Darstellung.

Der Händler stellt damit eine Möglichkeit bereit. Die Verantwortung, sie zu nutzen, bleibt aber beim Unternehmer. Schließlich geht es um euren Vorsteuerabzug.

Die 365-Tage-Falle

Besonders wichtig ist der Blick auf die Frist im Händlerportal. In dem besprochenen Praxisfall ließ sich die Rechnung nur innerhalb von 365 Tagen nach dem Kauf abrufen.

Das klingt zunächst nach viel Zeit. Ist es aber nicht unbedingt. Eine Betriebsprüfung kann erst Jahre später stattfinden. Wenn dann auffällt, dass der Kassenbon über 250 Euro keine ausreichende Rechnung ersetzt, kann es zu spät sein, die richtige Rechnung noch beim Händler zu besorgen.

Die Konsequenz ist ziemlich klar: Kümmert euch unmittelbar nach dem Einkauf darum. Nicht erst dann, wenn die Buchhaltung aufräumt, und erst recht nicht erst bei einer Betriebsprüfung.

Geschäftsessen: Warum die Frage nach der Rechnung wichtiger wird

Auch beim Geschäftsessen kann die Rechnung schnell über 250 Euro liegen. Früher kam häufig die Frage, ob ein Bewirtungsbeleg benötigt wird. Künftig muss der Betrieb zusätzlich klären, ob eine ordnungsgemäße Rechnung und gegebenenfalls eine E-Rechnung benötigt wird.

Der erste ausgehändigte Beleg kann dabei nur eine Zwischenrechnung oder Zahlungsinformation sein. Wer den Vorsteuerabzug geltend machen möchte, sollte deshalb aktiv nach einer Rechnung fragen und die notwendigen Daten angeben.

Praktisch kann das bedeuten, dass das Restaurant neben der Adresse auch eine E-Mail-Adresse benötigt, um die Rechnung nachträglich zu übersenden. Welche Daten im einzelnen Fall abgefragt werden und wie die Abläufe technisch aussehen, wird von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich sein.

Der Kern bleibt: Bei größeren Bewirtungsrechnungen solltet ihr nicht davon ausgehen, dass der erste Zettel automatisch alle Anforderungen erfüllt. Fragt nach, fordert die Rechnung an und archiviert sie sauber.

PayPal ist keine Rechnung

Diese Frage kommt in der Buchhaltung immer wieder: Ist die PayPal-Abrechnung eigentlich eine Rechnung?

Die kurze Antwort lautet: Nein. PayPal ist ein Zahlungsmittel, im Grunde vergleichbar mit einem Bankkonto. Der PayPal-Beleg dokumentiert die Zahlung, aber nicht automatisch die Rechnung des Lieferanten oder Dienstleisters.

Das erkennt man auch an den typischen Angaben: Auf einem PayPal-Zahlungsbeleg fehlen häufig die Rechnungsnummer, die notwendigen Rechnungsangaben und ein gesonderter Umsatzsteuerausweis. Das war schon vor dem Thema E-Rechnung problematisch und wird durch die E-Rechnung nicht besser.

Für die Buchhaltung braucht ihr daher beides:

• den Zahlungsnachweis aus PayPal oder vom Bankkonto und
• die eigentliche Rechnung des Verkäufers oder Dienstleisters.

Der Kontoauszug ist schließlich auch keine Rechnung. Bei PayPal gilt dieselbe Logik.

Onlineeinkäufe: Business-Konto nutzen und Rechnungen herunterladen

Bei großen Onlineplattformen stellt sich oft die Frage: Wie komme ich überhaupt an eine passende Rechnung? Ein sinnvoller Weg ist ein Business-Konto.

Damit kann der Onlinehändler euch als Unternehmer einordnen und hat die erforderlichen Unternehmensdaten bereits hinterlegt. Das hilft dabei, B2B- und B2C-Bestellungen voneinander zu trennen und Rechnungen korrekt bereitzustellen.

Wichtig ist außerdem: Lasst Rechnungen nicht einfach im Kundenkonto liegen. Ladet sie herunter und speichert sie selbst ab.

Ihr könnt nicht sicher davon ausgehen, dass eine Plattform eine Rechnung noch bereithält, wenn ihr sie in mehreren Jahren für eine Betriebsprüfung benötigt. Die Aufbewahrungsfristen des Händlers müssen nicht mit euren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten übereinstimmen. Außerdem gehört der Beleg in der Praxis zur jeweiligen Buchung verknüpft.

Als grundsätzlichen rechtlichen Rahmen für Rechnungen und Rechnungsangaben könnt ihr auch einen Blick in § 14 Umsatzsteuergesetz werfen. Bei konkreten Einzelfällen ersetzt das natürlich keine individuelle Beratung.

Das Rechnungs-Postfach: Eine kleine Maßnahme mit großer Wirkung

Kann man für E-Rechnungen einfach die normale geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden? Ja, technisch geht das. Hauptsache, es gibt eine E-Mail-Adresse, über die Rechnungen empfangen werden können.

Unsere Empfehlung ist trotzdem eindeutig: Richtet eine eigene Rechnungsadresse ein, zum Beispiel rechnungen@euer-unternehmen.de.

Der Grund ist praktisch und steuerlich relevant. Das Finanzamt kann im Rahmen einer Prüfung verlangen, den Ort zu sehen, an dem die E-Rechnungen eingegangen sind. Wenn sich dort gleichzeitig der gesamte Kundenverkehr, interne Abstimmungen und andere sensible Kommunikation befinden, kann das unnötig unangenehm werden.

Im Steuerrecht könnt ihr nicht verlangen, dass nur Rechnungs-E-Mails angesehen und alle übrigen Nachrichten ignoriert werden. Informationen, die im Zuge einer Prüfung auffallen und steuerlich relevant sein können, dürfen unter Umständen verwertet werden.

Ein separates Rechnungs-Postfach sorgt für klare Verhältnisse:

• Dort gehen nur Rechnungen und zugehörige Daten ein.
• Der übrige geschäftliche und persönliche Schriftverkehr bleibt getrennt.
• Die Ablage und Übergabe an die Buchhaltung wird einfacher.
• Im Prüfungsfall ist der relevante Bereich klar abgegrenzt.

Aufbewahrung: Nicht löschen, nur weil das Postfach voll wird

Ein Rechnungs-Postfach ist kein digitaler Papierkorb. Löscht die Inhalte nicht einfach einmal im Jahr, nur um wieder Platz zu schaffen.

Stellt euch die frühere Papierwelt vor: Niemand hätte ernsthaft gesagt, dass der Rechnungsordner vom letzten Jahr einfach weggeworfen werden kann. Genau dieselbe Denkweise braucht ihr jetzt beim E-Mail-Postfach und bei digitalen Rechnungsarchiven.

Und bitte verlasst euch nicht ausschließlich darauf, dass alles im Postfach liegt. E-Mail-Konten können gesperrt, gehackt oder versehentlich gelöscht werden. Viele Unternehmen nutzen zudem externe Anbieter und speichern ihre Daten nicht auf eigener Infrastruktur. Wenn der Zugriff weg ist, ist das im Zweifel das Problem des Steuerpflichtigen.

Im Zweifel müsst ihr nachweisen können, dass Rechnungsdaten vorhanden waren. Wenn die Wolke weggeflogen ist, wird dieser Nachweis schwierig.

Deshalb gehört zu einer sauberen E-Rechnungsorganisation:

1. Eine separate E-Mail-Adresse ausschließlich für Rechnungen einrichten.
2. Eingehende Rechnungen zeitnah herunterladen und strukturiert speichern.
3. Rechnung und Buchung miteinander verknüpfen.
4. Regelmäßige, zusätzliche Datensicherungen vornehmen.
5. Rechnungen nicht vorschnell aus Postfach oder Archiv löschen.

Die E-Rechnung ist keine reine IT-Aufgabe. Sie betrifft Vorsteuer, Belegorganisation, Abläufe im Einkauf und eure Nachweise gegenüber dem Finanzamt. Wer sich jetzt ordentlich aufstellt, muss später nicht hektisch Rechnungen aus Portalen zusammensuchen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung und zum Vorsteuerabzug

Ist ein PayPal-Beleg eine Rechnung?

Nein. PayPal dokumentiert in erster Linie die Zahlung. Für den Vorsteuerabzug braucht ihr zusätzlich die eigentliche Rechnung des Verkäufers oder Dienstleisters.

Muss ich bei Einkäufen unter 250 Euro immer eine E-Rechnung verlangen?

Bei Beträgen bis 250 Euro gelten die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen. Ein entsprechender Kassenbeleg kann für den Vorsteuerabzug ausreichen.

Was mache ich, wenn ich an einer Selbstbedienungskasse mehr als 250 Euro ausgebe?

Bewahrt den Kassenbon auf und prüft zeitnah, ob der Händler ein Onlineportal zur nachträglichen Rechnungserstellung anbietet. Dort könnt ihr meist die Bon-Daten und eure Unternehmensdaten eingeben.

Warum sollte ich Rechnungen aus Onlinekonten herunterladen?

Onlinehändler garantieren nicht zwingend, dass Rechnungen über eure gesamte Aufbewahrungszeit verfügbar bleiben. Mit einem eigenen Download könnt ihr die Rechnung sichern und direkt mit der Buchung verknüpfen.

Warum ist ein separates E-Mail-Postfach für Rechnungen sinnvoll?

Es trennt Rechnungen vom übrigen E-Mail-Verkehr, erleichtert die Buchhaltung und reduziert das Risiko, bei einer steuerlichen Prüfung unnötig viele andere Nachrichten offenzulegen.