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Fragen an den Steuerberater: Antworten aus der Praxis zu Prüfung, Honorar und Steuererklärung
Fragen an den Steuerberater gibt es jeden Tag. Und ganz ehrlich: Dumme Fragen gibt es nicht. Wer eine Frage stellt, schaut eben aus einer anderen Perspektive auf die Sache. Genau das ist im Steueralltag wichtig zu verstehen, denn hinter einer vermeintlich einfachen Frage steckt oft ein Thema mit Folgen.
Hier kommen praktische Antworten auf häufige Fragen an den Steuerberater: von der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung über die Steuerberatervergütungsverordnung und das SEPA-Lastschriftmandat bis zu Werbungskosten und der Frage, wer eigentlich eine Steuererklärung abgeben muss.
Inhaltsverzeichnis
- Welche Unterlagen fordert die Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung an?
- Was ist die Steuerberatervergütungsverordnung?
- Warum sich ein SEPA-Lastschriftmandat beim Finanzamt lohnt
- Was sind Werbungskosten?
- Wer muss eine Steuererklärung abgeben?
- Die wichtigste Regel bei Fragen an den Steuerberater
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Wichtige Punkte auf einen Blick
- Bei Rentenversicherungsprüfungen gehören insbesondere Mindestlohnaufzeichnungen, Prüfberichte und Unterlagen zur Sozialversicherung auf den Tisch.
- Die Steuerberatervergütungsverordnung schafft einen Gebührenrahmen, während gute Prozesse den Aufwand und damit das Honorar beeinflussen können.
- Ein eingeschränktes SEPA-Lastschriftmandat kann Säumniszuschläge vermeiden und trotzdem Kontrolle über Abschlusszahlungen lassen.
- Bei Unsicherheit zur Steuererklärung ist rechtzeitiges Handeln deutlich besser als Abwarten.
Welche Unterlagen fordert die Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung an?
Eine Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung ist etwas anderes als eine Außenprüfung des Finanzamts. Während eine steuerliche Außenprüfung nicht zwingend regelmäßig stattfinden muss, werden Arbeitgeber durch die Rentenversicherung grundsätzlich turnusmäßig geprüft. In der Praxis ist der Vierjahresrhythmus der relevante Maßstab.
Der Hintergrund ist klar: Als Arbeitgeber verwaltet man Sozialversicherungsbeiträge treuhänderisch. Deshalb wird geprüft, ob Beiträge korrekt berechnet, gemeldet und abgeführt wurden. Wer Beschäftigte hat, sollte daher nicht darauf hoffen, von einer Prüfung verschont zu bleiben, sondern die Unterlagen dauerhaft ordentlich führen.
Diese Unterlagen sind besonders wichtig
- Berichte über Lohnsteueraußenprüfungen: Gab es bei einer Lohnsteuerprüfung Feststellungen, sollten diese der Rentenversicherung zeitnah mitgeteilt werden. Werden sie erst Jahre später bei der Rentenversicherungsprüfung vorgelegt, können Säumniszuschläge entstehen.
- Mindestlohnaufzeichnungen: Besonders bei Minijobbern müssen Arbeitszeiten sauber dokumentiert sein. Nur so lässt sich prüfen, ob der gesetzliche Mindestlohn eingehalten wurde.
- Befreiungsanträge zur Rentenversicherung: Wenn ein Minijobber von der Rentenversicherungspflicht befreit wurde, gehört der entsprechende Antrag in die Unterlagen.
- Gesellschafterliste und Beteiligungsverhältnisse bei GmbHs: Bei geschäftsführenden Gesellschaftern ist entscheidend, wie hoch die Beteiligung ist. Davon kann die Sozialversicherungspflicht abhängen.
- Statusfeststellungen: Gerade bei Geschäftsführern sollte die sozialversicherungsrechtliche Einordnung möglichst früh geklärt werden, nicht erst dann, wenn die Prüfung vor der Tür steht.
- Kontenblätter und Rechnungen zur Künstlersozialkasse: Die Rentenversicherung prüft auch, ob eine Abgabepflicht zur Künstlersozialkasse besteht.
Beim Thema Künstlersozialkasse wird oft zu schnell eine Beitragspflicht angenommen. Dabei kommt es sehr auf die konkrete Leistung und den Inhalt der Rechnung an. Hier sollte man sich die Details genau ansehen, statt vorschnell Beiträge zu zahlen.
Weiterführende Informationen zur Arbeitgeberprüfung bietet die Deutsche Rentenversicherung. Zur Künstlersozialabgabe finden sich Hinweise bei der Künstlersozialkasse.
Was ist die Steuerberatervergütungsverordnung?
Eine der klassischen Fragen an den Steuerberater lautet: Warum kostet das eigentlich so viel, und wie kommt die Rechnung zustande? Die kurze Antwort: Die Steuerberatervergütungsverordnung, kurz StBVV, bildet die gesetzliche Grundlage für die Abrechnung von Steuerberatern.
Sie sorgt dafür, dass die Abrechnung nicht völlig beliebig erfolgt. Für viele Tätigkeiten, etwa für die Finanzbuchhaltung, gibt es einen Gegenstandswert. Der ergibt sich regelmäßig aus den jeweiligen Zahlen, also zum Beispiel aus Umsätzen oder Ausgaben.
Auf diesen Gegenstandswert wird ein Gebührenrahmen angewendet. Es gibt also nicht nur einen starren Betrag, sondern eine Mindestgebühr, eine Höchstgebühr und dazwischen eine mittlere Gebühr. An dieser mittleren Gebühr orientiert man sich im Regelfall.
Der Aufwand macht den Unterschied
Der Gebührenrahmen ist kein Freifahrtschein, einfach pauschal mehr abzurechnen. Er soll den tatsächlichen Aufwand abbilden. Saubere, digitale und vollständige Unterlagen reduzieren den Bearbeitungsaufwand. Chaotische Belege, Rückfragen und fehlende Informationen erhöhen ihn.
Deshalb sollte ein Gespräch über Honorar immer auch ein Gespräch über Prozesse sein. Die sinnvollere Frage lautet häufig nicht: „Wie kommen wir mit der Gebühr möglichst weit runter?“ Sondern: Wie organisieren wir den Ablauf so, dass unnötige Arbeit gar nicht erst entsteht?
Wer gemeinsam an Digitalisierung, klaren Abläufen und vollständigen Belegen arbeitet, kann häufig unterhalb der mittleren Gebühr bleiben. Das ist besser, als die Unterlagen unstrukturiert abzugeben und anschließend über den zusätzlichen Aufwand zu diskutieren.
Den aktuellen Gesetzestext der StBVV gibt es bei Gesetze im Internet.
Warum sich ein SEPA-Lastschriftmandat beim Finanzamt lohnt
Bei den Fragen an den Steuerberater rund um Steuerzahlungen ist die Antwort hier ziemlich eindeutig: Ein SEPA-Lastschriftmandat beim Finanzamt ist in vielen Fällen sinnvoll.
Der wichtigste Vorteil liegt auf der Hand: Es schützt vor Säumniszuschlägen, die entstehen können, wenn eine Steuerzahlung schlicht vergessen oder zu spät überwiesen wird. Mit dem Lastschriftmandat zieht das Finanzamt die fälligen Beträge ein.
Ein weiterer praktischer Effekt: Das Finanzamt bucht oft nicht exakt am gesetzlichen Fälligkeitstag ab, sondern einige Tage später. Das kann die Liquidität etwas schonen, ohne dass man sich selbst um jeden einzelnen Zahlungstermin kümmern muss.
Das Mandat lässt sich einschränken
Wichtig ist: Ein SEPA-Lastschriftmandat beim Finanzamt muss nicht zwangsläufig für alles gelten. Der Einzug kann eingeschränkt werden. Eine gute praktische Lösung ist häufig:
- laufende Vorauszahlungen per Lastschrift einziehen lassen
- Abschlusszahlungen aus Steuerbescheiden selbst überweisen
Die Vorauszahlungen beruhen auf Beträgen, die bekannt und meist im Vorfeld abgestimmt sind. Bei Abschlusszahlungen ist dagegen Vorsicht sinnvoll. Steuerbescheide sollten zunächst geprüft werden, bevor ein größerer Betrag automatisch eingezogen wird.
Das ist keine Einladung, Zahlungen aufzuschieben. Es geht um Kontrolle: Laufende, bekannte Beträge können bequem automatisiert werden. Bei endgültigen Festsetzungen sollte man erst auf den Bescheid schauen und dann handeln.
Was sind Werbungskosten?
Werbungskosten sind Aufwendungen, die dem Erwerb, der Sicherung und dem Erhalt von Einnahmen dienen. Für Arbeitnehmer bedeutet das: Es sind Kosten, die mit dem Beruf und dem Arbeitslohn zusammenhängen und von den steuerpflichtigen Einnahmen abgezogen werden können.
Wichtig: Werbungskosten werden nicht direkt von der Steuer abgezogen. Sie mindern zunächst die steuerpflichtigen Einnahmen. Dadurch kann sich die Steuerlast reduzieren.
Typische Werbungskosten
- Fahrtkosten zur Arbeitsstätte
- Arbeitsmittel
- Beiträge zur Gewerkschaft
- beruflich veranlasste Fortbildungen, die der Arbeitgeber nicht übernimmt
Bei Unternehmern heißen vergleichbare Aufwendungen Betriebsausgaben. Inhaltlich geht es um dasselbe Prinzip: Kosten müssen mit der Erzielung oder Sicherung der Einnahmen zusammenhängen. Arbeitnehmer haben allerdings den Werbungskostenpauschbetrag, Unternehmer keinen entsprechenden allgemeinen Betriebsausgabenpauschbetrag.
Vorweggenommene Werbungskosten: Erst investieren, später verdienen
Besonders spannend sind vorweggenommene Werbungskosten. Das sind Ausgaben, die entstehen, bevor überhaupt erste Einnahmen fließen.
Ein gutes Beispiel ist die Ausbildung zum Piloten. Wer Pilot werden möchte, muss zunächst die erforderliche Qualifikation finanzieren. In dieser Phase gibt es möglicherweise noch keine Einnahmen aus dem späteren Beruf. Die Kosten können trotzdem steuerlich relevant sein, wenn der berufliche Zusammenhang besteht.
Praktisch bedeutet das: Es kann sinnvoll sein, auch eine Steuererklärung abzugeben, wenn zunächst nur Kosten und noch keine Einnahmen vorhanden sind. Die Aufwendungen können festgestellt werden und später mit Einnahmen aus der Tätigkeit verrechnet werden. Ohne Erklärung bleibt diese Grundlage unter Umständen ungenutzt.
Wer muss eine Steuererklärung abgeben?
Diese Frage gehört ganz nach oben auf die Liste der häufigsten Fragen an den Steuerberater. Die grundsätzliche Antwort ist: Wer Einkünfte erzielt, muss sich mit der Abgabepflicht beschäftigen. Das Einkommensteuerrecht kennt sieben Einkunftsarten, und grundsätzlich liegt die Erklärungspflicht beim Steuerpflichtigen.
In der Praxis gibt es allerdings Vereinfachungen und Fallgruppen, in denen das Finanzamt nicht zwingend eine Erklärung anfordert. Ein klassischer Fall ist der Arbeitnehmer, der ausschließlich Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erzielt und bei dem die Lohnsteuer bereits korrekt über den Arbeitgeber einbehalten wurde.
Das heißt aber nicht: „Wenn das Finanzamt sich nicht meldet, muss ich nichts tun.“ Zusätzliche Einkünfte können die Lage sofort verändern, zum Beispiel:
- Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
- Einkünfte aus Kapitalvermögen
- andere zusätzliche Einnahmen neben dem Arbeitslohn
Besonderheit bei Rentnern
Auch Rentner sollten die Frage nicht einfach zur Seite legen. Früher waren viele Rentenfälle steuerlich weniger relevant. Heute muss genauer geprüft werden, ob und in welchem Umfang eine Steuererklärung erforderlich ist.
Ergibt eine Prüfung dauerhaft keine Steuer, kann eine Nichtveranlagungsbescheinigung sinnvoll sein. Dann ist gegenüber dem Finanzamt geklärt, dass keine laufende Veranlagung notwendig ist, solange sich die Einkünfte nicht wesentlich ändern.
Warum Nichtabgabe ein unnötiges Risiko ist
Bei einer nicht abgegebenen Steuererklärung kann schnell die Frage aufkommen, warum keine Erklärung eingereicht wurde. War es Unwissenheit, grobe Fahrlässigkeit oder sogar Vorsatz? Daraus kann sich ein steuerstrafrechtliches Verfahren entwickeln, und schon die Einleitung eines solchen Verfahrens ist für Betroffene enorm belastend.
Deshalb lautet die praktische Empfehlung bei Unsicherheit: Lieber abgeben als gar nichts tun. Eine abgegebene Erklärung kann korrigiert oder ergänzt werden. Wer überhaupt keine Erklärung einreicht, obwohl eine Pflicht besteht, schafft dagegen ein deutlich größeres Problem.
Für die elektronische Abgabe und allgemeine Informationen steht das ELSTER-Portal der Finanzverwaltung zur Verfügung. Ob im eigenen Einzelfall tatsächlich eine Pflicht besteht, sollte bei unklaren Einkünften rechtzeitig geprüft werden.
Die wichtigste Regel bei Fragen an den Steuerberater
Steuern, Lohn und Sozialversicherung sind voll von Begriffen, die für Fachleute selbstverständlich wirken und für andere erst einmal wie eine andere Sprache klingen. Genau deshalb sind Fragen an den Steuerberater so wichtig.
Ob Rentenversicherungsprüfung, Vergütungsverordnung, Lastschriftmandat, Werbungskosten oder Steuererklärung: Die beste Lösung entsteht selten durch Wegschieben. Sie entsteht dadurch, dass man rechtzeitig nachfragt, Unterlagen ordentlich aufbereitet und gemeinsam einen sinnvollen Prozess baut.
Häufige Fragen an den Steuerberater
Welche Unterlagen brauche ich für eine Rentenversicherungsprüfung?
Typisch sind Lohnunterlagen, Mindestlohnaufzeichnungen, Befreiungsanträge für Minijobber, Berichte aus Lohnsteueraußenprüfungen sowie bei GmbHs Unterlagen zu Beteiligungsverhältnissen und Statusfeststellungen. Je nach Betrieb können auch Rechnungen und Kontenblätter zur Künstlersozialkasse relevant sein.
Kann ich ein SEPA-Lastschriftmandat beim Finanzamt beschränken?
Ja. Das Mandat kann so eingeschränkt werden, dass beispielsweise laufende Vorauszahlungen eingezogen werden, während Abschlusszahlungen nach Prüfung des Steuerbescheids selbst überwiesen werden.
Sind Werbungskosten direkt von der Steuer abziehbar?
Nein. Werbungskosten mindern die steuerpflichtigen Einnahmen. Dadurch kann sich die Steuerlast verringern, sie werden aber nicht unmittelbar von der festgesetzten Steuer abgezogen.
Muss ich als Arbeitnehmer immer eine Steuererklärung abgeben?
Nicht zwingend in jedem Fall. Wer ausschließlich Arbeitslohn bezieht und bei dem der Steuerabzug über den Arbeitgeber korrekt erfolgt, wird häufig nicht zur Abgabe aufgefordert. Bei weiteren Einkünften, etwa aus Vermietung oder Kapitalvermögen, kann sich die Pflicht jedoch ergeben.
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