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Steuerberater wechseln, Steuernummer beantragen und Soll- oder Ist-Besteuerung verstehen
Drei Fragen, die bei Gründern, Selbstständigen und jungen Unternehmen immer wieder auftauchen: Reicht die Gewerbeanmeldung für die Steuernummer? Kann ich meinen Steuerberater einfach wechseln? Und wann muss ich die Umsatzsteuer eigentlich zahlen?
Die gute Nachricht: Die Antworten sind im Grundsatz gar nicht so kompliziert. Entscheidend ist nur, rechtzeitig aktiv zu werden und an den richtigen Stellen keine unüberlegten Kreuze zu setzen.
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Key Takeaways
- Eine Gewerbeanmeldung ersetzt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt nicht.
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sollte direkt mit der steuerlichen Erfassung beantragt werden.
- Ein Steuerberaterwechsel ist grundsätzlich jederzeit möglich, erfordert aber eine saubere Datenübergabe.
- Bei der Ist-Besteuerung wird Umsatzsteuer erst nach dem tatsächlichen Zahlungseingang fällig.
Wie bekomme ich eine Steuernummer?
Ein verbreiteter Irrtum lautet: Ich melde ein Gewerbe an, die Stadt informiert das Finanzamt, und irgendwann kommt automatisch alles Weitere. Die Gewerbeanmeldung wird zwar grundsätzlich weitergemeldet, aber sie ersetzt nicht die Anmeldung beim Finanzamt.
Wer ein Unternehmen gründet, ob gewerblich oder freiberuflich, muss sich selbst um die steuerliche Erfassung kümmern. Dafür wird der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt und an das Finanzamt übermittelt. Erst danach kann das Finanzamt eine Steuernummer für die unternehmerische Tätigkeit vergeben.
Bei Freiberuflern wird das besonders deutlich: Es gibt häufig keine Gewerbeanmeldung. Trotzdem beginnt selbstverständlich eine steuerpflichtige Tätigkeit. Einfach loszulegen und darauf zu warten, dass sich das Finanzamt meldet, ist keine gute Idee.
Die Gewerbeanmeldung reicht nicht aus
Früher war der Ablauf etwas eindeutiger. Wer beim Gewerbeamt war, erhielt häufig gleich einen Formularsatz zur steuerlichen Erfassung mit auf den Weg. Die Botschaft war klar: Nach der Gewerbeanmeldung musst du noch etwas erledigen.
Heute läuft vieles digital. Gewerbeanmeldungen können online erfolgen, die Übermittlung an das Finanzamt passiert elektronisch, und irgendwann kommt vielleicht eine Erinnerung vom Finanzamt. Darauf sollte man aber nicht warten.
Spätestens wenn die erste Rechnung geschrieben werden soll, fällt auf: Es fehlt die Steuernummer. Dann entsteht unnötiger Zusatzaufwand, weil Rechnungen gegebenenfalls später korrigiert oder ergänzt werden müssen.
Der bessere Weg: Die steuerliche Erfassung möglichst erledigen, bevor die Tätigkeit aufgenommen wird oder jedenfalls bevor die erste Rechnung rausgeht.
Welche Angaben im Fragebogen wichtig sind
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung besteht nicht nur aus ein paar allgemeinen Daten. Das Finanzamt möchte unter anderem wissen:
- Welche Tätigkeit aufgenommen wird
- Ob es sich um eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit handelt
- Welche Umsätze voraussichtlich erzielt werden
- Welcher Gewinn ungefähr erwartet wird
- Wie die Umsatzsteuer behandelt werden soll
Gerade bei der Umsatzsteuer kann ein unbedachtes Kreuz später Folgen haben. Ein klassisches Thema ist die Kleinunternehmerregelung. Wer sich bewusst gegen diese Regelung entscheidet, bindet sich grundsätzlich für fünf Jahre an diese Entscheidung.
Das ist der Punkt, an dem „Das mache ich eben schnell selbst“ schnell teuer oder zumindest unerquicklich werden kann. Eine Gewerbeanmeldung an den Steuerberater weiterzuleiten, reicht für die steuerliche Erfassung ebenfalls nicht aus. Es werden zusätzliche Informationen und Einschätzungen benötigt.
Wenn Unsicherheit besteht, sollte zumindest vor dem Absenden jemand mit steuerlichem Wissen auf den Fragebogen schauen. Das ist deutlich angenehmer, als die Entscheidung später korrigieren oder ihre Folgen über Jahre tragen zu müssen.
Steuernummer, Steuer-ID und Umsatzsteuer-ID sind nicht dasselbe
Im Alltag werden diese Nummern gerne durcheinandergeworfen. Dabei haben sie unterschiedliche Funktionen:
- Steuer-ID: Die persönliche Identifikationsnummer einer Privatperson.
- Steuernummer: Die vom Finanzamt vergebene Nummer, unter der die steuerlichen Angelegenheiten geführt werden.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die Nummer für bestimmte Geschäftsvorgänge im EU-Binnenmarkt.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, oft kurz USt-IdNr. genannt, sollte bei der steuerlichen Erfassung am besten direkt mitbeantragt werden. Sie wird nicht vom örtlichen Finanzamt erteilt, sondern vom Bundeszentralamt für Steuern.
Auch wer zunächst nur in Deutschland tätig sein möchte, kann die Nummer schneller brauchen als gedacht. Bestellungen über Plattformen, Warenlager im EU-Ausland oder Geschäftsbeziehungen innerhalb der Europäischen Union führen immer wieder dazu, dass sie kurzfristig benötigt wird.
Auf Rechnungen wirkt die USt-IdNr. häufig auch professioneller als die persönliche Steuernummer. Vor allem aber verhindert der frühzeitige Antrag, dass ein Geschäftsvorgang an einer noch fehlenden Nummer hängt.
Kann ich meinen Steuerberater jederzeit wechseln?
Die kurze Antwort lautet: Im Grundsatz ja. Das Mandatsverhältnis mit einem Steuerberater ist ein besonderer Dienstvertrag. Bei solchen Vertrauensverhältnissen ist Vertrauen keine Nebensache, sondern der Kern der Zusammenarbeit.
Ist dieses Vertrauen nicht mehr vorhanden, kann eine Kündigung grundsätzlich jederzeit möglich sein. Das gilt nicht nur, wenn der Mandant das Verhältnis beenden möchte, sondern auch in umgekehrter Richtung. Die Regelungen zu Dienstverhältnissen finden sich im § 627 BGB.
Vertragliche Kündigungsfristen sind deshalb nicht immer das letzte Wort. Wer seinem Steuerberater seine Zahlen, Gewinne, Liquidität und wirtschaftlichen Entscheidungen nicht mehr anvertrauen möchte, sollte nicht zu einer Zusammenarbeit gezwungen sein, die nicht mehr funktioniert.
Der richtige Zeitpunkt für den Wechsel
Aus Sicht einer gut organisierten Kanzlei kann ein Mandat grundsätzlich zu fast jedem Zeitpunkt übernommen werden. Buchhaltung, Lohnabrechnung oder laufende Steuerangelegenheiten lassen sich auch im Juni, Juli oder Dezember fortführen.
Praktisch kann es trotzdem sinnvoll sein, den Wechsel etwas zu planen. Häufig ist es angenehm, wenn die bisherige Kanzlei den letzten Jahresabschluss noch fertigstellt. Sie kennt die Buchungen, die Vorgänge und die Entscheidungen des vergangenen Jahres bereits.
Das ist aber keine zwingende Voraussetzung. Wenn ein Wechsel erforderlich ist, kann die neue Kanzlei auch während des laufenden Jahres übernehmen.
Nicht unmittelbar vor einer Umsatzsteuerfrist wechseln
Wer umsatzsteuerpflichtig ist und Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben muss, sollte den Wechsel nicht unbedingt direkt vor dem zehnten Tag eines Monats vornehmen. Zu diesem Zeitpunkt läuft häufig gerade die Frist für die Voranmeldung des Vormonats.
Ein Wechsel kurz nach dem Zehnten kann organisatorisch entspannter sein. Dann bleibt Zeit, Zugänge, Daten und Abläufe sauber umzuziehen, damit die nächste Voranmeldung fristgerecht abgegeben werden kann.
Auch Steuerberater müssen bei einer Kündigung den Zeitpunkt beachten. Eine Beendigung zur Unzeit, etwa unmittelbar vor einer wichtigen Steuerfrist ohne ausreichende Übergabe, ist nicht der richtige Weg.
So läuft der Wechsel sauber ab
Die Kündigung sollte der Mandant selbst aussprechen. Das ist eine Frage des respektvollen Umgangs und vermeidet Missverständnisse zwischen den Kanzleien.
- Das Mandatsverhältnis bei der bisherigen Kanzlei selbst kündigen.
- Die neue Kanzlei über die Kündigung informieren und die Kontaktdaten der bisherigen Kanzlei weitergeben.
- Die Datenübernahme und gegebenenfalls die Übertragung der DATEV-Daten organisieren.
- Handakten, Verträge und vorhandene Unterlagen anfordern lassen.
- Offene Fristen, Jahresabschlüsse und laufende Meldungen gemeinsam klären.
Ideal ist es, wenn beide Kanzleien professionell zusammenarbeiten. Dann können die Daten übertragen und Unterlagen vollständig angefordert werden, ohne dass wichtige Informationen verlorengehen.
Und falls sich später herausstellt, dass der Wechsel nicht die gewünschte Lösung war: Auch eine Rückkehr zu einer früheren Kanzlei kann möglich sein. Nicht jede Trennung muss dauerhaft sein.
Soll- oder Ist-Besteuerung bei der Umsatzsteuer: Was ist der Unterschied?
Bei der Umsatzsteuer kommt es auf eine entscheidende Frage an: Wird die Steuer fällig, wenn die Rechnung geschrieben ist, oder erst wenn das Geld auf dem Konto eingeht?
Genau hier liegt der Unterschied zwischen Soll-Besteuerung und Ist-Besteuerung.
Soll-Besteuerung: Umsatzsteuer nach Leistung und Rechnung
Bei der Soll-Besteuerung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich mit der Ausführung der Leistung. Praktisch bedeutet das: Die Leistung wurde erbracht, eine Rechnung wird geschrieben, und die Umsatzsteuer gehört in die Umsatzsteuer-Voranmeldung des entsprechenden Zeitraums.
Ob der Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat, spielt zunächst keine Rolle.
Ein Beispiel: Die Rechnung trägt das Datum 24. Mai. Die Leistung ist erbracht, die Rechnung geht an den Kunden. Dann muss die Umsatzsteuer grundsätzlich in der Umsatzsteuer-Voranmeldung für Mai berücksichtigt werden, auch wenn das Geld noch nicht eingegangen ist.
Das kann zu einem echten Liquiditätsthema werden. Besonders deutlich zeigt sich das bei Bauunternehmen: Ein Bauprojekt ist fertig, die Schlussrechnung wird gestellt und die Umsatzsteuer wird fällig. Gleichzeitig wird über die Rechnung vielleicht noch diskutiert, ein Architekt prüft Positionen oder der Kunde zahlt verspätet. Der Unternehmer muss die Umsatzsteuer trotzdem zunächst vorfinanzieren.
Ist-Besteuerung: Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang
Bei der Ist-Besteuerung wird es im Grundsatz einfacher: Die Umsatzsteuer muss erst dann abgeführt werden, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist.
Bleiben wir bei der Rechnung vom 24. Mai. Wird sie im Mai bezahlt, gehört die Umsatzsteuer in die Voranmeldung für Mai. Geht das Geld erst später ein, wird die Umsatzsteuer auch erst im Zeitraum des Zahlungseingangs fällig.
Für die Liquidität ist das oft ein großer Vorteil. Es muss keine Umsatzsteuer an das Finanzamt gezahlt werden, bevor der eigene Kunde überhaupt bezahlt hat.
Kann ich die Ist-Besteuerung immer wählen?
Nein, die Wahl ist nicht für jedes Unternehmen uneingeschränkt möglich. Sie hängt unter anderem von der Unternehmensgröße und den gesetzlichen Voraussetzungen ab. Als Orientierung wird häufig eine Umsatzgrenze von 600.000 Euro genannt, wobei die konkrete Situation immer geprüft werden sollte.
Freiberufler haben hier ein besonderes Privileg: Sie können die Ist-Besteuerung grundsätzlich unabhängig von dieser Umsatzgrenze beantragen.
Ob Soll- oder Ist-Besteuerung sinnvoll ist, hängt nicht nur von der rechtlichen Zulässigkeit ab. Zahlungsziele, Außenstände, Buchhaltungsabläufe und die eigene Liquiditätsplanung spielen ebenfalls eine Rolle.
Einfach erklärt, buchhalterisch anspruchsvoller
Inhaltlich ist der Unterschied schnell erklärt. In der Buchhaltung wird es bei der Ist-Besteuerung allerdings etwas anspruchsvoller, weil Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang als fällig behandelt wird und zusätzliche Konten genutzt werden können.
Genau dafür gibt es Buchhaltung und steuerliche Begleitung. Entscheidend ist, dass die gewählte Besteuerungsart korrekt eingerichtet und laufend sauber verarbeitet wird.
Die drei wichtigsten Punkte für Gründer und Unternehmer
Bei diesen Fragen geht es immer auch darum, unnötigen Stress zu vermeiden:
- Eine Gewerbeanmeldung ersetzt nicht den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sollte besser früh als zu spät beantragt werden.
- Ein Steuerberaterwechsel ist grundsätzlich möglich, sollte aber mit Blick auf Fristen und Datenübergabe sauber organisiert werden.
- Die Soll-Besteuerung kann Umsatzsteuer auslösen, bevor der Kunde bezahlt hat.
- Die Ist-Besteuerung schützt häufig die Liquidität, ist aber nicht für jedes Unternehmen frei wählbar.
Steuerliche Entscheidungen am Anfang eines Unternehmens wirken oft klein. Manche davon bestimmen aber für Jahre, wie viel Aufwand entsteht und wann Geld tatsächlich an das Finanzamt fließt. Deshalb lieber einmal gezielt nachfragen, bevor aus einem schnellen Kreuz im Formular eine langfristige Bindung wird.
Hinweis: Diese allgemeinen Informationen ersetzen keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gerade bei Gründung, Umsatzsteuerwahl und Kanzleiwechsel kommt es auf die konkrete persönliche und unternehmerische Situation an.
Häufige Fragen zu Steuernummer, Steuerberaterwechsel und Umsatzsteuer
Kann ich ohne Steuernummer bereits eine Rechnung schreiben?
Wenn es nicht anders geht, kann zunächst eine vorhandene Steuernummer verwendet werden. Besser ist es jedoch, die steuerliche Erfassung vor der ersten Rechnung zu erledigen, um spätere Rechnungskorrekturen zu vermeiden.
Wo beantrage ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Die USt-IdNr. kann im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitbeantragt werden. Erteilt wird sie durch das Bundeszentralamt für Steuern, nicht durch das örtliche Finanzamt.
Muss ich bis zum Jahresende warten, um den Steuerberater zu wechseln?
Nein. Ein Wechsel kann auch während des laufenden Jahres erfolgen. Es kann lediglich praktisch sein, wenn die bisherige Kanzlei den bereits begonnenen Jahresabschluss noch fertigstellt.
Was ist besser: Soll-Besteuerung oder Ist-Besteuerung?
Die Ist-Besteuerung kann die Liquidität schonen, weil die Umsatzsteuer erst nach Zahlungseingang fällig wird. Ob sie gewählt werden kann und sinnvoll ist, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen und der individuellen Unternehmenssituation ab.
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