Axel Bahr Blog

Welche Unterlagen 2020 vernichtet werden können?

Unterlagen und Daten brauchen Platz: Hier erfahren Sie, welche Unterlagen Sie unter Berücksichtung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 vernichten dürfen.

Neu durch das Bürokratieentlastungsgesetz III: Archivierung von elektronisch gespeicherten Steuerunterlagen

Die Finanzverwaltung hat das Recht, von einem Steuerpflichtigen bei einer Außenprüfung die Einsicht in die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Steuerdaten sowie die Nutzung dieses Datenverarbeitungssystems zu verlangen. Der Prüfer kann zudem die maschinelle Auswertung dieser Daten fordern oder einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen verlangen. Die Datenverarbeitungssysteme müssen bisher sogar bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist aufrecht erhalten werden. Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Dies wird im neuen § 147 Abs. 6 S. 6 AO und im Anwendungserlass zur Abgabenordnung Art. 97 § 19b Abs. 2 AEAO geregelt.

Die Neuregelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1.1.2020 beginnt

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2020 berechnen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht wurde, d.h., wenn die letzten Buchungen erfolgten, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde. Bei Handels- oder Geschäftsbriefen beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem sie empfangen bzw. abgesandt worden sind. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgebend.

Wurden beispielsweise im Jahr 2009 die letzten Buchungen für das Jahr 2008 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, können ab dem 1.1.2020 alle Unterlagen für das Jahr 2008 vernichtet werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres 2009, dauert 10 Jahre und endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2019. Ab dem 1.1.2020 können die Unterlagen dann in den Reißwolf.

Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist endet […]

Lästig? Umständlich? Papierverschwendung? Müllproduktion? Ist dem Finanzamt egal. Ab dem 1. Januar 2020 müssen Sie einen Kassenbeleg aushändigen. Das geht zum Glück auch digital. Nur dass dann wieder die DSGVO eine Rolle spielt. Puh … was es damit alles auf sich hat, erfahren Sie hier.

Preisfrage: Was war immer schon lästig und wird jetzt auch noch zur Pflicht? Genau: Das Ausgeben des Kassenbons. Und als wenn es an Tausenden von Kassen in Deutschland nicht schon jetzt tonnenweise Belegzettelchen gebe, die viele Kunden gar nicht wollen (und die man nicht mal ins Altpapier werfen darf), müssen Sie als Unternehmer, der Bargeld entgegennimmt, ab dem 1. Januar Ihren Kunden einen solchen Beleg geben. Klar, das geht auch digital, zum Beispiel aufs Smartphone. Aber seien wir ehrlich: Bis auf Weiteres wird es eine Zettelchenflut geben. Der Grund dafür ist das neue „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen digitaler Grundaufzeichnungen“. Heißt: Der Staat hat wieder mal Angst, ihm entgehen Steuergelder, weil ein Kauf nicht ordentlich verbucht wird.

Ob Sie das gut finden oder blöd, spielt keine Rolle, Fakt ist: Die Frage „Wollen Sie den Beleg haben?“, müssen Sie sich ab 2020 sparen. Wenn Sie ein elektronisches Aufzeichnungsgerät nutzen – wie etwa eine elektronische Registrierkasse, ein PC-gestütztes Kassensystem oder Ähnliches – dann geben Sie ihn raus, und Ende. Und wenn der Kunde ihn vor Ihren Augen zerknüllt? Egal. Sie haben den Beleg einmal ausgehändigt, alles andere ist nicht mehr Ihr Thema.

Okay, verstanden. Und gibt es da keine Ausnahmen?

Doch. Offene Ladenkassen sind nicht betroffen. Aber bitte wechseln Sie jetzt nicht nach Jahren von elektronisch zu offen. Das ist auch nicht effizient und fällt obendrein auf. Ach so: Wenn Sie ein Produkt oder eine Leistung an eine Vielzahl von Ihnen nicht bekannten Personen verkaufen, dann […]

So arbeiten (Start-up) Unternehmer und Steuerberater optimal zusammen

Ihhh! Zahlen! Buchhaltung! Hilfe! Ja, ich überspitze ganz gern mal. Aus gutem Grund. Auch in Deutschland kommt nun endlich mal ein bisschen Schwung in die Start-up-Szene. Viele der motivierten, cleveren, kreativen Gründer haben großartige Ideen, wie sie ihre Innovation auf den Markt bringen. Aber nicht immer einen Plan von vernünftiger Buchhaltung und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Und unter uns: Manch erfahrener Unternehmer auch nicht. Dabei ist das so wichtig.

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Ach ja, die Digitalisierung. Alle sprechen drüber. Manche glauben, sie geht vorbei. In Amerika verlieren sie darüber kaum noch Worte, ist ja eh alles digital. Und wir? Wir machen lieber, statt zu reden.

Deshalb haben wir uns schon vor einigen Jahren erst gedanklich und dann praktisch vom Papierkram so weit es geht verabschiedet – und stellen fest, dass das nicht nur machbar ist, sondern auch enorm viel Zeit und Ressourcen spart. Wenn man nur will.

Digital arbeiten funktioniert. Das hat uns jetzt die DATEV, mit der wir als Steuerberatungsbüro natürlich zusammenarbeiten, bestätigt – und Axel Bahr als digitale Kanzlei 2019 ausgezeichnet.

Das wird man nicht einfach so.

Ich erspare Ihnen aber jetzt die ganzen Kennzahlen, welche die DATEV ansetzt, um zu bewerten, wie digital eine Kanzlei denn nun arbeitet. Nur zwei Beispiele: Da geht es dann darum, wie hoch der Anteil an digitalen Arbeitsprozessen im Alltag ist – gemessen an unserem großen Ganzen. Digitalisierungsquote heißt das. Und darum, wie viele Abrechnungen wir pro Stunde hinkriegen, was digital natürlich schneller geht. Besonders wichtig, und daran arbeiten wir ganz intensiv, ist natürlich, wie viele unserer Mandanten mit uns diesen Weg gehen, ihre Belege also möglichst digital einreichen. All diese Werte haben wir im so genannten DATEV-Digitalisierungscockpit angegeben und auswerten lassen. Mit einem erfreulichen Ergebnis: Wir habend das Label digitale Kanzlei erhalten.

Steuerbüro online – wir machen es Ihnen so gern so einfach

Ein ganz wesentlicher Baustein unserer digitalen Arbeitswelt ist das Steuerbüro online. Ein Tool, das wir uns eigens haben programmieren lassen, um unseren Mandanten und uns all das zu ersparen, was im Buchungsalltag einfach nur nervt. Mühsam Papierbelege zusammensuchen zum Beispiel. Belege nachreichen, die mal wieder irgendwo dazwischen gesteckt haben. Alles vom Tisch, denn wir arbeiten Digital vom Tisch, wie wir gerne […]